El documento electrónico es un medio de expresión, con efecto de creación, modificación y obligaciones. Este cumple con todos los requisitos del documento en soporte de papel, ya que contiene un mensaje, en un lenguaje convencional, sobre un soporte.
Un documento electrónico es un archivo con ciertos atributos que contienen datos textuales o gráficos creados desde una computadora mediante un software. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo y se puede accedes a su contenido cuantas veces queramos, y ase para modificarlo, imprimirlo, copiarlo, eliminarlo, etc.
Desarrollar operaciones automatizadas en la elaboración de documentos electrónicos.
Las operaciones automatizadas son de mucha ayuda ya que ayuda a ahorrar tiempo y trabajo e acciones que son repetitivas.
Los software que permiten aplicar las operaciones automatizadas son: Word, Excel, PowerPoint, Works, etc.
Algunos ejemplos de ellos son los macros, las plantillas, insertar pie de página, encabezados, diseño de fondo etc.
Los macros se utilizan para facilitarnos el trabajo, un macro es una serie de instrucciones agrupadas en una sola, y puede agruparse en botón o combinación de teclas, estos se utilizan, para personalizar la barra de acceso rápido, automatizar una serie de pasos, o insertar objetos que utilizamos frecuentemente.
Para asignar el nombre al macro se debe de comenzar con una letra, no debe de tener más de 80 caracteres y no puede contener espacios ni símbolos.
Uso de documentos electrónicos
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.
Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.
La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante. De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.
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| • Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.• Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
ventajas documentos electrónicos.
• Elimina el extravío de documentos.
• Permite un rápido y fácil acceso a la información.• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. • Firmas digitales. • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos. • Índices de búsqueda de la información. • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). • Resguarda la documentación. • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina. • Protege la información teniendo varios respaldos de la información. • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes. • Ordena de manera lógica los expedientes. • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o internet. | |
¿Cuáles son sus principales características?
- El documento debe estar escrito en lenguaje binario.
- El documento debe estar o poder ser almacenado en soporte informático, magnético, óptico o cualquier otra clase de soporte que pudiera ser desarrollado para tales fines.
- Debe ser mediante la aplicación del correspondiente programa informático transformado a alguna clase de lenguaje comprensible por el ser humano.
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